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いい電話の出かた、悪い電話の出かた

以前、採用面接の時にこんな試験をしていました。

あなたは事務所に1人です。

 

電話がかかってきます。

対応してください、という問題です。

 

私「鈴木さんいる?」

「いません」

私「あっそー・・・」

 

そこからどう対応してくれるのか、を知りたかったのでやった試験です。

順番としては

 

①相手の会社名、名前を確認する

「会社名とお名前を頂いていいですか?」

 

②用件を確認する

「よかったらご用件をお聞きしますが・・・」

 

用があるから電話をかけてきたので、それを聞いておいた方がいいに決まっています。

 

よく「電話があったとお伝えください」というメモを残す人がいますが、これにはほとんど意味がないのです。

携帯の留守電に「また、電話します」だけを残されても、何の用だろうかと思ったことはないでしょうか?

 

お互いに電話がつながらず、何度も「また、電話します」だけではただの時間の浪費にしかなりません。

伝えづらいことでも伝えたほうがいい場合が多いものです。

 

時と場合と相手にもよりますが、短くポイントを伝える技術をあなたが持てば、効率が上がります。

例えば

 

「明日の会議、10時を11時に変更を希望しています」

「大きなクレームではないのですが、秋田さんから青森君へ15時に電話が入りました」

「来週の木曜日か金曜日にランチでもいかがかなと思いまして・・・」などです。

 

③最後に、復唱することです。

相手の言葉を繰り返すのです。

 

「フォスターワンの坂上さんですね。

鈴木宛てに明日のアポイントの変更の件、折り返し電話させます。

お電話番号は1234567ですね、00が承りました」

 

電話をかけたときにここまで確認してくれる会社は、私の感じでいうと10%程度です。

ということはそれができれば、上位の10%に入るということです。

 

電話の出かたで社内NO1になる、地域NO1になる、のは実はそれほど難しくないのかもしれませんね。

 

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